La governance delle caselle di posta è l'insieme di regole, autorizzazioni e controlli amministrativi che decidono chi può leggere, inviare, archiviare, inoltrare, delegare o eliminare i contenuti delle email. Non riguarda solo le password degli utenti, ma anche le caselle di posta condivise, la delega della posta in arrivo, le regole di conservazione, i registri di audit e le revisioni degli accessi. In termini di sicurezza, risponde a una domanda semplice: chi è autorizzato a gestire un messaggio e a quali condizioni?
È importante perché spesso la posta elettronica contiene dati sensibili aziendali, legali o dei clienti. Se la governance delle caselle di posta è debole, un attaccante o un insider può sfruttare autorizzazioni eccessive, account compromessi, regole di inoltro permissive o caselle di posta condivise gestite male per muoversi silenziosamente all'interno di un'organizzazione. Una governance solida riduce questo rischio limitando l'accesso solo agli utenti che ne hanno bisogno, separando la posta sensibile dal traffico ordinario, registrando le azioni amministrative e rivedendo regolarmente la proprietà delle caselle di posta e le deleghe. Nella pratica, è una delle principali difese contro l'esposizione e l'uso improprio dei dati tramite email.