La gestione dei documenti è la pratica di organizzare, conservare e smaltire le informazioni aziendali secondo regole definite. Copre l'intero ciclo di vita dei documenti: creazione, classificazione, conservazione, archiviazione ed eliminazione sicura. L'obiettivo è mantenere le informazioni che hanno valore legale, operativo o probatorio, eliminando al tempo stesso i dati che non dovrebbero più essere conservati.
Nella sicurezza informatica, la gestione dei documenti è importante perché email, registri delle chat, ticket e documenti condivisi spesso contengono dettagli sensibili, la cronologia delle decisioni e prove di ciò che è accaduto. Una buona gestione dei documenti supporta le indagini, la risposta agli incidenti, gli audit e la conformità. Una gestione dei documenti carente può lasciare troppi dati esposti per troppo tempo, aumentare l'impatto di una violazione e rendere più difficile ricostruire gli eventi. Le difese includono in genere piani di conservazione, controlli di accesso, blocchi legali, classificazione e smaltimento controllato, in modo che i documenti restino utili senza diventare un rischio non gestito.