La governance dei contenuti condivisi è l'insieme di criteri, controlli e flussi di lavoro di revisione usati per tenere traccia di come file, cartelle e siti vengono condivisi all'interno di una piattaforma di collaborazione. Aiuta gli amministratori a vedere quali contenuti sono accessibili a utenti specifici, gruppi o ospiti esterni, e se tale accesso è ancora appropriato.
Nella sicurezza informatica, questo aspetto è importante perché la condivisione può aumentare silenziosamente nel tempo. Una cartella può essere esposta tramite un vecchio link, un sito può ereditare autorizzazioni troppo ampie, oppure un documento può rimanere disponibile dopo la fine di un progetto. Gli aggressori spesso sfruttano queste lacune individuando contenuti eccessivamente condivisi, quindi usandoli per rubare dati, mappare attività interne o muoversi più in profondità in un ambiente. Dal punto di vista difensivo, la governance dei contenuti condivisi supporta le revisioni degli accessi, la pulizia delle autorizzazioni e l'applicazione delle policy, rendendo più facile rilevare condivisioni obsolete o rischiose prima che diventino una via di compromissione.