Uno strumento di trascrizione è un software che ascolta l'audio parlato e lo converte in testo. Nelle riunioni, può creare note, sottotitoli, riepiloghi o un file di trascrizione separato che può essere archiviato, cercato, condiviso o esportato. Poiché trasforma una conversazione dal vivo in dati leggibili da una macchina, può aumentare sia la produttività sia il rischio.
Nella sicurezza informatica, gli strumenti di trascrizione sono importanti perché ampliano il perimetro dei dati attorno a discussioni sensibili. Un assistente legittimo può migliorare l'accessibilità e la tenuta dei registri, ma uno non autorizzato può acquisire discorsi riservati fuori dal controllo dell'organizzazione. Gli aggressori possono abusare di questi strumenti unendosi a una riunione tramite un bot o un'app, raccogliendo in modo discreto i contenuti e inviandoli a un servizio esterno. I difensori rispondono con policy per le riunioni, liste di consentiti, autorizzazioni delle app e controlli su registrazione e trascrizione, in modo che solo servizi affidabili possano elaborare le conversazioni interne.